広報デイズ19:反省ばっかりパート2

さて、今回は反省のパート2ということで、各ページでの反省点をあげたいと思います。
ネタばれは極力ないように頑張ります。
また長くなりますので、適当に、みたい項目だけみるように。
突っ込みはコメントにて。

表紙:今回はI君のおかげですばらしい表紙ができたと思います。
皆さんは、定演にきてからのお楽しみですが、あのシンプルな絵がパンフに似合うと思います。
できればもっと早い段階から、それこそ最初の会議で担当を決めたいと思います。
次回は、特に美術班を作らずに活動しようかと思っています。

プログラム:以前は段組みを利用していた様ですが、やはり僕は表が一番かと思います。
今回のパンフレットのプログラムページが一番望ましい形だと思っています。
英字は必ず斜体、英字にしろ日本語表記にしろ名字が前、表の使用、これが今回の成果です。

ご挨拶:原稿回収は、やはりメールフォームを利用してやることがいいと思います。
校長先生の原稿がPCからの印刷だったので、二度手間を食らいました。
メール回収の方が、コミュニケーションが薄くなる反面、そそくさと作業できます。
コミュニケーションは、気の持ちようかな?

曲紹介:ドロップキャップを利用する方法は効果があると思います。単なるプログラムよりも読み物的要素の多い物をパンフと呼ぶんだと思っています。
でもさすがに今回のは長かったです、先生。
レイアウトは問題なしですね。

顧問紹介:今年は正顧問以外総入れ替えということで、情報収集が大変でした。
来年どうなるかはわかりませんので、動くに動けない状況です。
レイアウトのことに触れるとすれば、やはり表を使う方法が、見栄えがいいと思います。
顧問紹介の写真ですが、旧校舎より新校舎で撮影する方が、背景もより白くなり、きれいだと思います。

指揮者紹介:東先生の写真は撮りたかった。しっかりと予定に入れてもらわなければなりませんね。
学指揮の写真ですが、野外での撮影が望ましいと思います。まぶしい場所は避け、女性指揮者のためにホワイトバランスをあげましょう。
原稿は申し分ありません。表を用いてのレイアウトも現行通りにしたいですね。

講師紹介:簡単な経歴を載せたかったのは事実。でも生徒が考えた文章も先生の特徴をよく捉えた上で書かれていたので、GOODだと思います。
次回は早めに原稿を回収したいなぁ。

楽器紹介:今回の楽器紹介は画期的だと言われました。
写真を掲載し、紹介文を書き、ステージ配置図の代わりに言葉で場所を表現しました。
ただ、それがわかりやすいのかいなかは定演でのお客様の反応次第だと思います。

パート紹介:テンプレ作戦はだいたい成功だと思います。
多くの人に仕事が回すことができ、後から一人くらいが貼付ければいいので楽でした。
そうそう、写真はグレイスケール処理をしなければ、激重になりますからね。
しかしどのパートも文章が長い。
もっと短いもが書けないのでしょうかね。あ、ブログ文章が長い俺が言えることではないか。

三年生紹介:レイアウトは保守が一番だと思うページですね。
今回は半端なところでページが終わったので部内アンケートを入れましたね。
悲しいかな、字数制限を守らない人が多かったので守ってくれた人の文が少なくなってしまいました。
字数制限を守ってもらわないと、やりにくくて。

部員実態調査:あれだけ調べたのにスペースの関係で3位までしか掲載できなかったのが悔しいです。
エクセルで苦戦していた委員がいましたが、その人がその人なりに作業をしてくれたおかげでなかなかのページができたと思います。

企画もの:タイトルはさすが。発案者の委員長に敬意を表したいですね。
もう少し情報を載せたかったとも思いますが、あれはあれでいいページに仕上がっていると思っています。

成績表&年間行事:全てにおいて保守。とは言うものの、やはり表を駆使しての制作が望ましいとも思います。ですが、今のままで十分です。

演奏者名簿:間違いが目立ちました。名前を間違えるのが一番つらいことなので、入念にチェックして作りたいなと思います。
新体制発足後は名前のデータベースでも作ろうかな?

スポンサー:私が言えることは写真のことと作業自体のこと。
スポンサーページの写真は焦って撮ったような物もあるため、余裕を持って撮影したいなと思います。
作業全般では、テンプレによる作業効率アップの方法を次期SCOP委員長と相談の上考えたいと思います。

編集後記:あいうえお作文はさっさと考えるべきでした。かなり時間がかかったので。
レイアウトは保守でかまわないと思います。

HOM:HOMもパンフの一部なので触れておきます。
正直、今回は僕が勝手に一人で作ってしまいました。(そのくせ、いつもつらそうな顔してて申し訳ありませんでした。)
最終的な編集は一人がやるにしても、原稿や取材は分担してやるべきですね。
パンフが終わりかけると同時に始めれば、フリーター化も防げるはず。

とりあえずあげられるだけあげてみました。
結果また文章が乱雑になってしまいましたね。

保守すべきところは先代に感謝をしつつ継承し、革新をもたらすべきところにはとことんアイディアを出そうと思っています。

次の記事は、全体の感想を入れつつ、とりあえずまとめをと思います。


広報デイズ18:反省ばっかりパート1

Plan・Do・See。この三要素を繰り返し行うことこそ、物事を進める最善の方法であると思います。
パンフ作りも、定演・チャリコンが続く限り、ずっと行われる訳なので、常にPlan・Do・Seeしなければいけません。
今回のパンフ作りで多くの反省点と、改善へのアイディアが生まれました。
先々へ残していきたいと思うので、今回と次回で、反省点とアイディアをまとめたいと思います。
パート1では、制作過程、作業全般を振り返りたいと思います。突っ込みはコメントで。

はじめの会議をやる時期はちょうど良かったと思います。
春休みに入ってから想定外の出来事が起こったため、入稿がのびのびになっただけです。
しかし、次回は吹奏楽部顧問陣に情報科関係者がいなくなるため、作業効率を上げる必要があります。
そのためにも、はじめの会議で短時間で構成・担当者を決定しなければなりません。

原稿は、紙ではなく、メールなどで回収したいと思います。
なんでって、わざわざ打ち直すのは面倒だからですよ。
はじめからデータなら、打ち直す必要はなくなります。
さらに、今年のP○r●パートのような複雑な原稿を見ずにすみます。
またメール等での回収により、紙文章よりも早く回収できるようになると思います。
しかし、メールでの回収には文字修飾、ハートマーク等の記号が表記できないという制約が生まれてきます。
今のところ、原稿のみ打ち込んでもらい、どこを修飾し、どこに特殊記号を入れるかを後から指定してもらうのがいいかと思いますが、効果的な方法は、ほかにまだありそうです。

デジカメ班は少人数、それこそ1、2人で十分かと思います。
多くいすぎても混乱するばかりですし、パート練のときに多くのメンバーを抜けさせる訳にはいきませんので。
今回撮影に使った中で一番きれいな画像が出たのはサイバーショット。
明るさが抜群によかったです。
次回はホワイトバランスを調整して、ちょうど良い美白に写る方法を模索したいと思います。

取り込んだ写真はすべてグレイスケール処理(白黒の一歩手前)にすべきです。
取り込んだまま貼付けると、統一版にしたとき、激重(40MB)です。
処理はもちろんPhotoshopElements。
でもあのソフトはマニアックな作業が多い(それでもまだ簡単な方)のでマニュアル作成orレクチャーをする必要があります。

テンプレートの使用は、大方成功でした。
用紙サイズ、余白、フォント&サイズ、行数を一度に設定できたので、作業効率が上がったと思います。
また、パート紹介にもテンプレを利用したため、一人ががんばる必要もありませんでした。
ただ、原稿をワードパッドで入力したため、コピペ時にテンプレの設定がすべて意味をなくしました。
原稿はテキストファイルにすべきだと痛感した瞬間でした。
テンプレは、スポンサーページにも導入しようと思います。

相変わらずテキストボックスは嫌いです。
表紙で使う分にはかまいませんが、中身では、極力表を使いたいです。
表の方がいいところ、テキストボックスの方がいいところ、臨機応変に使わなければなりません。
実際、今回は表を多く使用しました。やはり、こちらの方が、レイアウトがきれいです。

「読み物としてのパンフ」を考えたとき、英字新聞のように、頭文字のみでっかくなる「ドロップキャップ」を使ってみてはどうかと顧問にアドバイスされました。
確かに、「ワードで作りました」的なパンフに仕上がっている気もします。
多くの演奏会、それこそプロ・アマ問わず、いろいろなパンフレットからレイアウトを盗む用にしたいと思います。

イラストはかけるだけ書いてもらいたいと思います。
あえて美術班は作らない、まず本編を総動員でやった後、自分の仕事がない人はイラストを描くようにすると、仕上がりが早いと思います。
そうした場合、取り込みの作業も自己責任でやってもらわなければならないので、Photoshopの使い方をしっかりレクチャーしなければなりません。

全員推敲はやるべきです。
書いた本人がチェックをしても間違いはなかなか見つかりません。
しかし今回はやり方が悪かった。
配り方も、「おいておくからとっていけ」方式なので、選んでとっていく人が大半でした。
パンフの前半部分は文字ばかりで、誰も推敲してくれないページもありました。
演奏者名簿や、スポンサーページは、一人で名前・住所をいちいち確認できる訳がありません。
次回は、計画を入念に練ってからお手伝いをしてもらおうと思います。

最終作業、印刷用画像ファイルへの変換は、専用ソフトを使います。
そのソフトのインストーラーは、既にいただいているので、来年はあらかじめ変換をしておいて、業者の方が来たときは、玄関先でデータをお渡しできるようになります。
僕としては、一度PDFにしてから変換をかけたいと思います。

長っ。パート2も長っ。
読み切れとは言いませんが、目は通してください。


広報デイズ17:ホムホム

あぁ、パンフ作りが終わって一週間が経ちますなぁ。
反省の記事を書こうと思ってはや10日、未だに広報デイズを終えられずにいません。

実はまだ僕は仕事をやっています。
自分から志願して、広報紙「Harmony Of Mind」(略してHOM:ホム)の編集に取り組んでいます。
新入部員も入り、彼ら(彼女たちという方が適当かもしれない)は早速定期演奏会のステージに乗ります。
また、第二部のポップスステージ?では、多くの部員が企画ものに携わっています。
彼らの名簿を載せて、新入生には歓迎の気持ちを、企画ものの部員には敬意と労をねぎらう気持ちを表したいという思いからつくろうとした訳です。

ただ、名簿を載せるだけではつまらない!!すぐに仕事が終わってしまうのは嫌です。(練習とか勉強とか裏パンとかやることあるくせに)
せっかくだから、新聞のように見所を紹介したり、意気込みを聞いたりしてみようと言うことで、現在編集に取り組んでいます。
読み物としての面白さを出そう、をモットーにここのところ毎日遅くまで残って文章を書いています。

俺一人がやってしまうことには抵抗感があるのは事実ですが、今更広報委員を招集しても、定演前だからなおさら混乱を招くし、僕のアイディアは僕自身が実現させたいという思いもあり、頑張って制作をしています。

広報紙「Harmony Of Mind」は定期演奏会のパンフレットと共に配られます。
演奏会自体の紹介をパンフレットとするならば、企画ものにスポットを当てて紹介するのがホム。
ぶっちゃけ、あと二日はかかりそうな勢いですが、定演当日にはすばらしいものをお見せしたいと思っています。


広報デイズ16:最後の作業へ

前の記事で触れた通り、本日、第35回定期演奏会パンフレットの原稿を無事印刷会社に入稿しました。

前日のうちにWordデータは出来上がっていました。
それを印刷会社の方が使っている形式に変換する作業を行いました。
変換作業と言っても要領さえわかれば誰でもできる仕事のはず。

まず、専用のソフトをインストールする必要があります。
ごにょごにょの関係でどこで作業したかは伏せるとして、とにかくインストールをしました。
専門的に言えば、プリントアウトと同じ作業で、PDFファイルを作るときと同じ作業なのです。
通常、パソコン上のワードや、エクセル、ホームページのデータを印刷するときは、パソコンは文章データを画像データに変換してプリンタに送ります。
プリンタは、送られてきた画像ファイルをそのままべろんと出す訳です。
今回インストールしたソフトは、画像データに変換して、それをプリンタに送らないでパソコン上に保存する。というものです。
なので、プリンタを使う感覚で簡単にできます。

印刷会社の方は、1ページずつ変換をしてほしいといっていました。
すべてのページを統一して保存していたので、1ページずつ印刷していきました。
大きな問題もあまりなく(楽器紹介の画像が思いっきりずれました。)作業は約1時間程度で終了。
ただし、データをUSBメモリに保存する際に要領が足りないと言われました。
それもそのはず、前も述べた通り、写真が激重なため、ファイルサイズが必然的に大きくなってしまったのです。
結局CDに焼いてお渡しすることに。

試し刷りがあさって届き、本番2,3日前にはどっさりと届くそうです。

今日を以て、パンフ作りは終了となります。
ただ、新一年生の名簿や、ロビー演奏団体・企画メンバ−名簿の作成などが残っています。
でも、山を越えると本当に清々しい気分になります。
本当に、完成してよかった。

このシリーズですが、後2、3個記事を書くつもりです。
今回の作業を通して、次回どう改善しようかというアイディアがどんどん出てきました。
それを反省し、自分の感想をつけて終了となる予定です。
後少し、おつきあいください。


広報デイズ15:感想をください。

18日の帰りの集合ではいきなり分けのわからない言葉を連発し、どうも申し訳ありませんでした。
パンフの完成があまりにもうれしく、ついその場ののりで口走ってしまいました。

改めて、ここをROMっている(みるのみで書き込みをしない)吹奏楽部広報・SCOP関係者の皆さん、パンフ作りの感想をこちらにお寄せください。
次回チャリコンへの反省材料とさせていただきたいと思っています。

今回は、皆さんの言葉が記事になる訳ですので。


広報デイズ14:全員推敲、そして延長戦へ

おとといも言いましたが、締め切りが月曜日に延びました。
その日は実は作業ができず、昨日・今日と様々な場所を使って編集作業をしました。

さて、全員推敲をやったのは木曜日でした。
全員推敲をする意味は何か。「練習する時間を割いてまでやる必要はあるのか」という声もありますが、そこにはちゃんとした理由がある訳です。
前回のパンフレットはとんでもないところに間違いがありました。
表紙。
開演時間をまるっきり間違える失態をおかし、さすがに定演は慎重にならなければと思い、またも(生意気な)僕が委員長に提案しました。

全員推敲の手順は以下の通りです。
まず、完成した原稿を4部コピーします。
この4部という数字には意味があり、部員が約90名、ページは35枚、2部刷ると一人1ページで70人分の仕事が生まれます。
しかし1ページあたり2人というのも心配でしたので、1ページあたり4人の計算で4部印刷とした訳です。つまり一人2ページ担当するってこと。
印刷をした用紙に直接赤ペンを入れてもらうことにしました。
ただし、どんな間違いを訂正したらいいかわからないという声もあると思い、空き時間を利用して、わざと間違いだらけの文章を作りました。
制作も最終段階に入っているので、誤字脱字、レイアウトの不揃い(フォント・サイズ・文字修飾や、罫線ずれ・段落ずれなど)を訂正してもらうことにしました。
そして全員の前で、間違い版原稿をもとにデモンストレーションを行い、印刷した本ちゃんの方を配りました。

部員には自宅での推敲をお願いしました。
提出期限はデモンストレーションの翌日、つまり金曜日のこと。
その日に全員分集まるかと思ったらそうでもありませんでした。
実は原稿配布時に大きなミスを犯していました。
「勝手にとっていってくれ」部員は、自分がみたい原稿からどんとっていき、印刷した4枚すべて持っていかれなかったページがあったりしました。
「広報委員は持っていくな」企画係で抜けていた人間を計算するのをすっかり忘れてしまい、結局一人2ページ分では余ってしまいました。
そのような失敗もありましたが、多くの訂正箇所が見つかりました。

昨日・今日は、その訂正箇所を修正する作業です。
委員長と二人でやったのですが、PCの調子が悪いこと悪いこと。
実は、すべてのページを一つにまとめており(統一版と呼ぶ)、その統一版が激重で、何度Wordを強制終了したことか。
昨日で終わるはずが結局今日までかかってしまう始末。
ですが、本日3:30ごろ、ついにパンフが完成しました。
データを保存し、印刷を施してOK!!
ただ残念なのは、達成感が今ひとつということ。

明日印刷会社の方がいらっしゃって、Word文章を画像ファイルに変換します。
それで原稿が入稿となる訳です。
だから明日まで気が引けません。


広報デイズ13:広報デイズを考える

今日は4/15。とっくに締め切りはすぎ、どうでもよくなってきた今日この頃。
そろそろ仕事も終わりそうですので、広報デイズも終わりの方の文章を書かなければと思っています。

今回このシリーズを作った理由は、広報委員の仕事っぷりを多くの人にわかってもらいたいということと、今後広報委員が活動をする上でのマニュアルのようなものを作りたかったから。
しかし6以降から徐々に脱線し始め、ただの日記と化し、愚痴まで出てきてしまう始末。
今更もうこの路線をまたもとに戻そうという気もさらさらなく、春休み中はほとんど記事を書くつもりがありませんでした。
さらに12をみてもわかる通り、4月に入ってからいっこうに仕事ができない状況になり、ネタも見つからなかった訳です。

あぁ、もっと方向性をしっかりさせておけばよかったとしみじみ。
というのも、パンフ作りが終わったら、有志部員で裏パンフを作ろうかと思っているのです。
せっかくなので、この広報デイズをのせる形で僕も参加しようと思っています。
まぁ、「お前の文章は読む気なんてネェよ」という人もいるでしょうが、それはそれで無視します。
裏パンフに掲載するのであれば、もっと一つ一つの仕事にフォーカスしたかった。
けれども今からブログをいじるのも面倒かなと思っています。
なので、パンフ作りが終わったら、ブログ上での広報デイズは今のままの路線で終わります。
しかし裏パンフでは、広報デイズで掲載した記事に手直しを加え、さらに裏パン用に文章を書き下ろすつもりです。

本人は、この○●デイズというタイトルが非常に気に入りました。
実は、4月の頭にブログタイトルを<ブログる>から<enshinoデイズ>にかえようかと思っていました。
結局サイトリニューアルを要すると思い、断念しましたが、このデイズシリーズは、近いうちにまたやりたいと思っています。
また、次回チャリティーコンサ−ト、次回定演で、再度広報デイズシリーズを立ち上げたいと思います。

あと記事を3、4つ書けばこのシリーズも終わるはずです。
後少し、僕にお付き合いください。


広報デイズ12:やべーじゃん

そう、ヤバいのです。
enshinoの宿題をやらない姿勢もそうなのですが、それ以前にヤバいことなんですよ。

本来であれば今月8日には完成した原稿を画像データに変換し、印刷会社の方にお渡ししなければならないのです。
今日何日だっけ?      6日です。
今日も合奏返上で作業をしました。ですが終わりません。明日完成予定です。

でも、以前書いた通り、原稿が完成したらそれを部員全員で推敲する作業が待っています。
おい、それじゃ8日にあげるのはほぼ不可能に近いじゃないか!
そうなんです。明日中に完成しても推敲作業&修正作業があり、2,3日は余裕がなければいけません。
顧問からは「最悪11日だね。」といわれているのですが、それも印刷会社の方に失礼です。

明日完成予定と書いていますが、実はそうもいかなそうでして、原稿や素材がすべてそろっていないという事態が発生してしまいました。
ご挨拶ページも原稿が回収しきれておらず、曲紹介も3部がすっからかん。
新年度になり、顧問陣が正顧問以外一新され、新顧問の先生の写真も撮りきれず。
おまけにいつも各パートがお世話になっている外部講師の紹介も書かなくてはならず、その原稿が不揃い。
ポップスステージで寸劇やらダンスやらをやる企画係を取材しなければならないのですが、ページ編集に手間取っております。

んで、SCOPさんの方でもスポンサーの広告ページ制作に悪戦苦闘中です。
これがまた厄介で、原因を話すのは面倒なので語りませんが、レイアウトの調整がうまくいかないらしく、SCOPはみな、うなっています。

なぜここまできていきなり慌ててるかというと、原因は様々ですが一つ大きなものをあげるとすれば公立高校お決まりの人事異動です。
我々の仕事はPCを使った仕事、情報室(パソコン室)で作業をする訳ですが、その情報室の管理者で吹奏楽部副顧問だった某K先生が異動になり、新しい情報の先生がいらっしゃいました。
その先生となかなか会うことができず、情報室使用の許可をとれなかったのです。
K先生が我々のことまで引き継ぎをしてくれなかったということや、新年度を迎えるにあたっての設定の変更(新入生用のID作成か?)があったということもありました。

各教室に一台コンピュータがあり、そこでの作業をした日もありました。
ただ距離が離れているため、指示を出しにくい、Helpを呼びにくいなど、意思疎通ができず、プリンタ使用不可、画像処理ができない、第一遅い(起動に3分はかかる)などなど、本当に作業効率が悪く、その作戦はたった一日で終了しました。

作業できるはずの時間をことごとく奪われ、今更になって急げ。
もう嫌になりますが、ここは広報委員の意地、やってやるしかないでしょう。
やばいやばい言ってても何も始まりません。だったら作業やるしかない。
だから明日も午前中Offのところを無理矢理作業をする訳です。
絶対やり遂げてみせます。


広報デイズ11:部員実態調査中

新企画が追加されました。部員実態調査です。
まぁ、ただのアンケートです。

○○な部員は?という質問から、血液型まで、幅広い(?)質問を企画してくれました。
部員全員にやってもらったので集計がとても大変。
数名に分かれて集計をやってもらいました。

今回の集計において、ランキングをつけられる設問とつけられない設問があったため、前者は普通に集計をしましたが後者は集計を行った人のセンスでピックアップしてもらいました。
集計を進めると、面白い結果を見る事ができます。
ネタばれしないようにここでは喋りませんが、極端な結果が出ている場合もあります。

アンケート企画をやる場合は、内輪ネタにならないようにする事が必要です。
部員だけが理解できても意味がありません、部員以外がみる物だから、見やすい・分かりやすい構成にしなければなりません。
今回のアンケート担当者はしっかりとしているので、外に向かってのアンケート作りをやってくれています。
エクセルを有効に使い、円グラフを使って見やすいページ作りにも取り組んでくれています。

面白いパンフレット作りにはやはりアンケート企画は必要だと思います。
但し節度を守らないと、面白くないパンフになってしまいます。
そこが一番難しい所ですが、担当者にはよりよい物をつくれるように頑張ってもらいたいです。


広報デイズ10:美術班のお仕事

広報委員会にはデジカメ班と美術班があります。
美術班って何ぞや?

パンフには至る所にイラストがちりばめられています。
このイラストを作成するのが美術班の仕事。

イラストは、まず紙とえんぴつで描きます。
そう、それをPhotoshopで読み込んで補正して保存するという形なのです。

簡単そうに見えて、スキャナで読み込む作業が難しい。
僕はどうってことないのですが、やはりPhotoshopの使い方は簡単ではない事です。

演奏曲目の中に「キャッツ」がある影響かどうかは分かりませんが、今回のコンセプトは猫。
「仕事くれ」という人を中心にイラストを募集すると、猫系のイラストがたんまり出てきます。

今美術班はとんでもない問題と抱えています。後継者がいない!
美術班は打ち込み関係の人間とは別に独自にイラストを描くはずなのですが、せっかく後継者候補を新2年から出したのに、その後継者たちもPCに向かう日々。
美術班唯一の新3年生もてんてこ舞いです。

僕は絵は下手の領域を越えています。ですがPhotoshopに使い方には自信があります。
僕も後継者育成に役立てば良いと勝手に思っています。