[新入生の皆様へ] メールの書き方に関するお願い

慶應義塾大学 湘南藤沢キャンパス 学部新入生のみなさま、 −*1

はじめまして。突然メールを差し上げ、大変失礼致します。
慶應義塾大学 大学院 政策・メディア研究科 修士課程
1年生の遠藤忍と申します。 −*2

改めまして、新入生の皆様、ご入学おめでとうございます。
先日の総合政策・環境情報学の創造の補講に出席させていただいた折、
皆様の活発な発言と、熱心な聞く態度には心を打たれました。
ぜひ、皆様にとってのSFC生活が実り多いものになることを、
同じ新入生として期待しております。 −*3

ところで今回は、老婆心ながら、新入生の皆様に、
メールのひな形を提示したいと思い、このようにお送りさせていただきます。 −*4

−−−−−−−−−−−− −*5

私は、これまで、大学にて教員のサポート役(SA)をさせていただく機会が多く、
多くの学生の方から先生方へのメールをお預かりすることがありました。
特に、新入生を迎える時期には、件名や宛名、本文のないメールが見受けられ、
どのように返答をすれば良いかに思案することが多いのが現状です。
そうしたメールを受信するたびに、サポートさせていただいている先生が
溜息を漏らす姿を何度も見ております。

私自身、学内・学外とのメールのやり取りが多く、SFC5年目となる今では、
型にはまったメールの書き方が私自身の普通(あるいは常識)になっていますが、
多くの新入生の皆様は、携帯メールのほうがより親しみが大きく、
PCによるフォーマルなメールのやり取りに慣れていないのではないでしょうか。

そうしたやり取りは、例えばサークル活動やグループワークの実践の中で
真似をして身につけていくものだと考えております。
それでも、テンプレートになるものが見られなければ意味がないので、
おせっかいであることを重々承知の上、こうしてお送りさせていただきました。

−−−−−−−−−−−−

私が考える、メールを送る際のポイントとしては、 −*6

・メールは会話ではないからまとまった内容を送る
・件名でメールの内容が把握できるようにする
・送り手がどこの誰であるか、送る相手が誰なのかを明確にする
・相手が未知の人や目上の人に対しては失礼のないようにする

ということがあります。また、コツとして、

・メールの件名に、[タグ] をつけてあげる(例えば授業名など)
・メール本文の最初と最後で、内容の要約や相手への要求を示す
・返信の要、不要を明確に相手に伝える
・最後に署名欄をつける

などがあると思います。

−−−−−−−−−−

以上、長くなりましたが、私が考えるメールの書き方について、
僭越ながら述べさせていただきました。
もちろん、この他にもたくさんの先輩方がノウハウをお持ちと思いますので、
これをご覧の上級生の方々には、ぜひご教示いただければ幸いです。

何よりご理解いただきたいのは、新入生の皆様が今後、
例えば授業の問合せや課題提出などでメールを送る際に、
相手に失礼の無いように、そして相手に分かりやすいメールを
送っていただきたいということです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。 −*7
風邪がはやっております。どうぞ、ご自愛ください。 −*8

遠藤 忍 −*9
http://enshino.biz/

※追伸
私のメールは基本的に長い文章となり、これは常に改善せねば
と思っております。
どうぞ、皆様はできるだけ簡潔な文面をお書きください。

【以下、追記】

*1: 冒頭に送り先の相手の肩書きと名前を書く
*2: 自己紹介、自分が誰かをちゃんと明確に
*3: 相手に応じて軽いあいさつがあってもいいかも(逆に無駄かも)
*4: メールの内容を一言で示す
*5: 文面が長くなって、内容をくぎりたい時には全角ハイフンなどで区切りをつける
*6: 箇条書きをする時には、1行開ける。日程の提示などは箇条書きにする
*7: 長文になったことや忙しい時間を割いて読んでくれた相手をねぎらうと気分がいい
*8: さらに気遣うとさらに気分がいい
*9: 文の終わりにも署名をつける

さて、こんなポストをして、くだらない、ふざけている、あまやかしだ、等と言われるかもしれませんが、実際現状として、件名がなく、一言二言の本文しかなく、さらに氏名もないというメールが送られてきて、本当に驚くことがあります。もっと言うと、件名はあれど、名前も学籍番号も本文もなく、ただ添付ファイルだけが送られてくるということもあります。

そして僕はそういう事象を「仕方のないこと」と考えます。本人が悪いのではなく、本人が慣れていないことが原因だと考えます。僕の場合、SFC入学前からPCには触れていて、メールのやり取りをPC的にする方が多かったため、癖がついていました。しかし、大半の新入生は、特にPCメールを送らずとも、携帯メールだけで過ごせていた高校時代から、いきなりSFCのネット社会に入れられた訳です。携帯メールの会話調の作法が主だったものが、いきなりPC調のフォーマル作法を身につけられる訳がなく、それを「はぁ、これくらい常識なはずでしょ。」なんて溜め息をついて怒るのは間違っていると思ってきました。「高校情報で教えるべきだ」とか、「件名と名前を入れるくらい常識だ」とか言って槍玉に挙げるのは違うと思うし、僕はそれは甘やかしではなく「文化の違い」だと考えています。

だから、つい、とあるつぶやきを見て触発されて、そのうち前述のエピソードにカッときてしまってこんなポストをしました。もちろん、私のメール癖は、まねてもらうようなものではないと考えていますし、正直クドくて長ったらしいだけだってことも承知の上です。批判も多いかと思います。でも、やっぱりこういうのを示しておくのって重要なんだと思います。おかしいですか?


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[新入生の皆様へ] メールの書き方に関するお願い” への4件のコメント

  1. えんしのさん

    ペンネーム負けこと柏原@総2です。
    初めてブログにお邪魔しました!!

    本日の記事、全く同意です。
    特に新入生で、本当に自分の要求”しか”書かれていないメールを送る人が見受けられますよね。
    大学も立派な”mini社会”、先輩後輩の最低限の礼儀はわきまえるべきものと考えます。

    PCメールに限ったことではなく、携帯メールやSkypeなどでもそうですが、もっと「相手を気遣う姿勢」があってもよいのではと感じる場面が最近多々あります。コンタクトを取る以上”読み手の方”がいらっしゃるのですから、その方に手間を取らせてしまうことへの配慮があっても良い、というかあった方が絶対良いのではないでしょうか(自分を気遣ってくれという訳ではないのですが…)。

    …と偉そうなことを書いてしまいましたが、自分も若輩者、どうすれば読み手の方が読みやすく、かつ気持ちよいメールコミュニケーションが出来るかこれからも考えたいです。

    (長文失礼致します!)

  2. enshinoさん、お久しぶりです。

    いやー、本当に大切なことですよね。感動(?)したのでコメントしてしまいました。
    件名や差出人のないメールも困りものですが、ケータイから返信をしてくる際に「Re:件名」を消して無題にしてくる人がたまにいるんですよね。件名でフィルタかけたときに抜け落ちたりして…。

    PS.ブログのデザイン洒落乙になりましたね!おれもそろそろ自分で作りたいです。

    それでは、また。

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